①부분은 일자와 날씨, 승지와 주서의 좌목, 국왕의 위치와 경연(經筵)·상참(常參)의 시행 여부를 기재한 부분이다. 여기에 기재되는 요소는 특정 문서를 베낀 것이 아니고 일기를 편찬하기 위해 매일 생산한 기록이다. 일자 바로 아래에 이어서 쓰는 ‘晴’, ‘陰’과 같은 날씨 정보는 입직한 주서가 궁궐을 기준으로 관찰하여 주관적인 판단에 의해 적어 놓은 기록이다. ①에 기재되는 당일 경연 및 상참 시행여부에 대한 기록은 주서가 그날의 사실을 확인하여 생산한 기록이다. 국왕의 위치에 대한 기사 역시 마찬가지이다.

②부분은 승정원에서 출납한 문서를 베껴놓은 부분이다. 승정원은 국왕문서의 생산을 관장하고, 주요 기관과 관원이 국왕에게 올리는 문서를 통제하며, 각종 입계(入啓) 문서에 대한 국왕의 처결(判付, 批答)을 작성하여 하달하는 임무를 담당하였다. 정원일기에는 이 출납 문서를 모두 등재하는 것은 아니었다. 승정원에서 국왕에게 올린 계사(啓辭) 및 국왕이 승정원에 내린 전교(傳敎), 그리고 중앙의 관아에서 국왕에게 올린 초기(草記) 상소(上疏)·차자(箚子) 위주로 등재했다.

③부분은 다음으로 국왕이 참석한 의례 또는 신료를 인접하는 자리[연석(筵席)] 등에서의 국왕과 신하의 언동에 대한 기록이다. 이는 ‘기미년 3월 초6일 진시에 주상께서 성정각으로 납시었다.[己未三月初六日日辰時, 上御誠正閣.]’와 같이 첫 행에 연석이 벌어진 일자와 시각, 그리고 장소를 먼저 기록하고, 이어서 참석자를 나열한 후 행동과 대화를 서술하는 형식을 따른다.

①·②부분의 일기와 ③부분의 일기는 구분해서 부르기도 했는데, ①·②는 ‘일일기(日日記)’라고 하고 ③은 ‘입시일기(入侍日記)’라고 하였다. 또 입시한 자리에서 처리한 문서의 처결 내용 또는 본문을 입시일기에 기재하는 것은 생략하고 ①·②부분에 실어 놓는 경우가 있는데, 이 사실을 주기하면서 ‘일일기를 볼 것[見日日記]’와 같이 표기해 놓은 경우도 확인할 수 있다.

일일기(日日記)의 두 부분이 같은 지면에 연서되어 있는 반면, 입시일기(入侍日記)는 ②부분의 끝에 연서하지 않고 항상 지면을 달리하여 등재되어 있다. 그리고 ①부분에 일자가 적혀 있음에도 불구하고 ③부분에는 별도로 일자가 적혀있다. 같은 날에 연석(筵席)이 여러 번 있었을 때에도 각각 다른 지면에 구분하여 기재되어 있다.

이는 일일기는 당일 입직했던 주서가 등재했고, 입시일기는 입시했던 주서가 각각 따로 작성했기 때문이다. 당일 입직 주서와 해당 연석에 입시한 주서는 같은 인물일 수도 있지만, 다른 인물일 수도 있기 때문에 일기를 한 자리에 모여서 책자를 펴 놓고 작성한 것이 아닌 이상 별도의 지면에서 시작할 수밖에 없는 것이다.

『경국대전(經國大典)』에서 승정원의 직무는 ‘왕명(王命)의 출납(出納)을 관장한다.’라고 기재되어 있다. 여기서 ‘출납’이란 ‘아래의 말을 듣고서 웃전에 바치고[聽下言納於上], 웃전의 말을 받아서 아래에 펴는 것[受上言宣於下]’을 의미한다. 적어도 조선 후기에는 왕명의 출납은 항상 승정원을 거쳐야 하는 원칙이 적용되고 있었던 것만큼, 승정원이 왕명출납 활동을 통해 생산하는 기록은 조선시대 국왕의 권력이 미치는 범위를 포괄할 만큼 광명위한 것이다.

현대의 기록보존과 관련한 주요한 고민거리는 ‘모든 기록을 남길 수는 없다.’는 사실에서 비롯된다. 모든 기록을 남길 수 없는 이유는 보존에 들어가는 비용의 문제 때문이기도 하지만, 추후의 열람을 고려할 때 모든 기록을 남길 필요가 있는 것이 아니기 때문이다. 이 때문에 보존 대상 기록물의 평가와 선별은 필수적이다. 승정원일기 역시 모든 기록을 다 등재한다면 기록 담당자인 주서의 업무가 과중되는 문제가 발생하고, 활용성에 있어서도 불필요한 기록은 추후에 방해되는 요소로 작용했을 것이다. 승정원일기가 모든 기록을 담는 기록물이 아니라면, 어떠한 기록이 등재되는가 하는 문제는 승정원의 일기 편찬 체계를 기록관리의 관점에서 살펴보는데 있어서 핵심적인 논점이기도 하다.

안타깝게도 승정원일기의 편찬에 관한 범례를 체계적으로 정리한 기록은 찾을 수 없다. 다만 정조대부터 편찬했던 일성록(日省錄)은 그 등재 대상을 명시한 규례가 있어, 이를 통해 그와 비슷하였을 것이라는 짐작은 가능하다. 『일성록범례(日省錄凡例)』가 그것이다. 여기에는 일성록에 등재하는 기록이 무엇인지 문서의 종류별로 정리되어 있다. 그리고 ‘예전에는 등재했지만 지금은 하지 않는 것[舊例書而今例不書秩]’, ‘등재할 것 같지만 등재하지 않는 것[似爲而不爲秩]’ 등도 자세히 제시하고 있다. 승정원일기도 편찬 규정이 어떤 형태로든 이와 비슷한 수준으로 완비되어 있었다고 추측할 수 있다.

조선 후기에 등재 문서의 선별이 정해진 규정에 따라 행해질 수 있었던 것은 기관의 업무가 연속적이었고 안정되어 있었기 때문에 가능한 것이었다. 그렇다고 해서 조선 후기의 국왕과 관청의 업무의 양상이 변하지 않은 것은 아니었다. 따라서 승정원일기의 등재 대상은 시대적 요구에 따라 끊임없이 변화하였을 것이고, 편찬 범례 역시 계속 수정되었을 것이다. 현재 남아 있는 승정원일기를 보면, 영조대에 등록(謄錄)이나 조보(朝報) 등에 남아 있는 기록을 재정리한 인조1년~경종 1년 이전의 분량은 말할 것이 없고, 원본 일기도 시대에 따라 등재 대상이 변화한 것을 확인할 수 있다.

일례로 영조대 승정원일기와 정조대 승정원일기는 등재 대상에 있어서 차이를 쉽게 발견할 수 있다. 영조대 정원일기에는 각사의 계목(啓目)을 등재해 놓은 부분을 거의 찾아 볼 수 없지만, 정조대에는 다량의 계목이 등재되어 있는 현상을 볼 수 있다. 이는 정조 5년(1781) 3월 21일 국왕의 명령에 따라 의금부와 형조 및 각사의 계목과 이에 대한 국왕의 판부를 정원일기에 수록하기 시작하는 변화가 있었기 때문이다.

조선 후기에 편찬된 원본 정원일기 가운데 영조 4년에 해당하는 제653책~676책에 등재된 문서의 종류와 건수는 다음과 같다.

영조 4년의 전체 일 수는 358일로서, 총 9683건 매일 평균 27건 정도의 출납문서가 등재된 것을 볼 수 있다. 정원일기에 등재된 문서의 종류를 보고 가장 먼저 확인할 수 있는 사항은 승정원에서 출납한 문서만 기록의 대상이라는 점이다. 예를 들어 국왕이 형식상으로 직접적인 발급자가 되는 전교(傳敎), 교문(敎文) 등은 물론 왕명을 담은 문서이다. 이외에 중앙과 지방의 관아나 신하가 올리는 문안관련 문서와 계사, 초기, 장계, 소차 등의 문서 역시 국왕과 소통하기 위한 문서이고, 이 역시 답변형식으로 국왕의 명령을 포함하고 있다. 이외에 관(關)이나 첩정(牒呈) 등과 같이 관아 끼리 주고받는 문서는 전혀 등재하지 않고 있다.

승정원의 문서 출납 활동은 승정원과 국왕 사이에 주고받은 문서의 출납과 국왕과 여타 기관이 주고받는 문서의 출납 두 축으로 이루어졌다. 이 가운데 승정원이 발급처이거나 수취처가 된 문서는 일기에 빠짐없이 등재된 것으로 보인다. 매우 단순한 내용을 담고 있는 전교나 계사도 꾸준히 등재되어 있는 것을 보면 이와 같은 추측이 가능하다.

그리고 승정원이 아닌 여타 기관이 발급처이거나 수취처인 문서는 문서의 종류에 따라 등재 여부가 달랐던 것으로 보인다. 우선 계사나 초기는 승정원이 발급처가 아니더라도 모두 등재되었다. 그 이유는 계사와 초기는 각사가 승정원을 거쳐서 작성한 문서였기 때문이다. 조선시대 문서 출납체계에서 승정원의 특수한 점은 문서의 종류에 따라 여타 기관에서 발급하는 문서라 하더라도 승정원 안에서 작성하는 경우가 있다는 것이다. 계사는 여타 기관에서 초본을 승정원에 가져오면 주서가 이를 정서함으로써 작성이 완료되었다. 그리고 초기도 작성과정도 이와 비슷했다.

그 밖에 중앙과 지방 관아 및 관원이 올린 문서는 기본적으로 등재 대상이 아니었고, 그 가운데 중요하다고 여겨지는 몇몇 종류의 문서가 등재 대상에 포함되었다. 상소 및 차자가 그것이다. 상소 및 차자는 부득이한 경우가 아니라면 항상 본문 전체와 국왕이 내린 비답이 등재되었다. 그 밖에 계목이나 계본, 서계 등의 문서는 일기의 등재 대상이 아니었다. 이 가운데 계목은 정조 5년부터 등재 대상에 포함되는 조정이 있었다.

승정원일기 등재 대상에 대한 정확한 결론에 이르는 작업은 승정원의 업무의 양상과 그 업무를 진행하는 과정에서 생산하는 문서가 무엇이 있는지 전반적으로 검토한 후에 시작할 수 있을 것이다. 다만 승정원일기는 승정원 출납문서의 일부가 선별되어 등재된 기록물이라는 점과, 선별은 명확한 규정에 의해 이루어졌다는 점, 그리고 선별규정은 시대에 따라 변화를 겪었다는 점을 지적할 수 있다.